Effectief (werk)leven in vijf stappen

Effectief (werk)leven in vijf stappen

Maak kennis en experimenteer met de vijf stappen uit het boek: ‘Getting things done’ van David Allen en geef effectief invulling aan je (werk)leven. Mijn tip is om eerst fysiek te beginnen zodat je de grondbeginselen begrijpt en dan pas over te gaan op digitaal. Je hebt daarbij minimaal een klein notitieboekje, 4 brievenbakjes, een actielijst en een pen nodig. Het is geen probleem om digitale hulpmiddelen te gebruiken, maar hou het simpel en blijf bij de aanpak. Die bestaat uit de volgende vijf stappen:

  1. Verzamelen. Zorg dat je alles verzamelt wat voor je van belang is en je op een dag tegenkomt. Dit doe je in één bak en schrijf je op in een klein notitieboekje dat je altijd bij je hebt. Hierin schrijf je alle taken, ideeën, projecten of andere informatie die in je opkomt. Hou je hoofd leeg door alle gedachten op papier te zetten, zodat je ze niet vergeet.
  2. Verwerken. Maak snelle beslissingen over de zaken die op je afkomen, stel ze niet uit. Verwerk alles: e-mail, post, pakketten, berichten vanuit Social Media, berichten op de voicemail en het antwoordapparaat. Doe dit minstens eenmaal per dag en indien nodig vaker.
  3. Organiseren. Stel wekelijks voor elke dag een planning op voor hetgeen je van plan bent om te doen. Stel voor elke dag je MBT’s (Meest Belangrijke Taak) vast en plan deze vroeg op de dag zodat je er zeker van bent dat je ze op die dag ook af krijgt en ze uit je hoofd kunt zetten.
  4. Doen. Concentreer je op één taak tegelijk en laat je tijdens het doen niet afleiden. Elimineer alles wat je kan afleiden en concentreer je zo lang mogelijk op je taak. Laat je door niemand storen en probeer niet om verschillende dingen tegelijk te doen.
  5. Onderhoud. Plan vaste momenten in om je systeem (met systeem bedoel ik deze 5 stappen) te onderhouden. Een vast ritme, routine en een waterdicht systeem zorgen voor rust in je hoofd.

Als je deze 5 stappen hebt ingevoerd en er consequent mee werkt heb je de basis gelegd voor een effectief (werk) leven met een leeg hoofd. Start met de basis zoals je in het figuur kunt zien en bouw een systeem waaraan jij je kunt en wilt houden zodat je brein er op kan vertrouwen dat je systeem waterdicht is en voor je werkt.

In het figuur zie je dat alle informatie centraal verzameld wordt en volgt de vraag of je er nu iets mee wilt of niet? Daarna bepaalt elk antwoord de volgende stap. Bij ‘nee’ gooi je het weg of archiveer je het. Bij ‘ja’ focus je op de gewenste uitkomst en doe je het direct als het in minder dan 2 minuten kan. In alle andere gevallen vertaal je vanuit de gewenste uitkomst de eerst volgende actie die nodig is. Dit helpt je om je dagelijkse werkzaamheden te organiseren.

[Opdracht 10.

Experimenteer met de vijf stappen ‘Getting things done’. Mocht je al een hulpmiddel hebben dat goed werkt, dan kun je dit gedeelte overslaan.

  • Start met het doorlopen van het stroomschema en doorlopen van de vijf stappen.
  • Pas deze werkwijze structureel toe en realiseer je dat dit discipline vraagt.
  • Ben alert op handige digitale hulpmiddelen en laat je bijstaan door een expert als het je niet lukt om een sluitend- en werkend systeem te krijgen waarmee je werkt.

 

Tip: volg een training bij samen online. Toevoegen shortlink]