Overleg structureel en in vast ritme

Overleg structureel en in vast ritme

In zijn boek ‘Mastering the Rockefeller Habits’ (een handboek voor snel groeiende bedrijven) beschrijft Verne Harnish het belang van een duidelijke structuur en vast ritme rondom overleggen binnen je bedrijf. Dit invoeren helpt je om je conversatiedoelen te halen en ambassadeurs te maken van je medewerkers. Het gaat nog verder en helpt je bij het verbeteren van de prestaties van je team en medewerkers.

Dagelijkse overleg (daily stand)

Het dagelijkse overleg is geen discussie, maar een tactische bespreking met je team. Doe dit bij voorkeur ‘face to face’ (staand, niet zittend), eventueel
per telefoon als het niet anders kan. Als de juiste mensen maar deelnemen. Niet deelnemen is geen optie volgens Harnish. Het ritme (elke dag op hetzelfde tijdstip) en de korte duur (max. 15 minuten) zijn krachtig. Iedereen komt aan het woord. Alleen korte verklarende vragen en geen discussie. Discussies vinden plaats na het dagelijks overleg. Dan kun je elkaar helpen.

Voer het dagelijkse overleg volgens een vaste agenda, gericht op de belangrijkste bottleneck van dat moment. Bijvoorbeeld in de volgende verdeling:

  • 2-5 minuten: wat is er gaande elke medewerker vertelt wat diegene die dag doet. Kort en specifiek.
  • 2-5 minuten: elke medewerker vertelt diens dagelijkse doelen/taken. De doelstelling voor vandaag.
  • 2-5 minuten: elke medewerker vertelt waar hij/zij vastloopt? Waar zit
    een probleem? Doe dit in hapklare brokken, om probleem te identificeren en niet om het op te lossen.
  • 1 minuut: afspraak maken over vervolg, wie helpt wie, wie pakt het op.

 

Een optie is om in het dagelijkse overleg ook een quote rondom je ideaal of je visie te delen, zodat je mensen enthousiasmeert en meeneemt met je verhaal.

Opdracht 12.
Organiseer een dagelijks overleg van 15 minuten. Bepaal wanneer en waar je dagelijkse overleg plaatsvindt, wie er bij aanwezig is en hoe je het gaat uitvoeren. Let wel: het is belangrijk dat iedereen in een overleg aansluit.

Wekelijks overleg (elke week 1 uur)

Naast het korte dagelijkse overleg is het wekelijkse overleg van één uur van belang, geeft Harnish aan. In het wekelijkse overleg komen goed nieuws en actuele cijfers aan de orde, evenals één obstakel waar medewerkers bij klanten tegenaan lopen. Het wekelijkse overleg is steeds op dezelfde dag en dezelfde tijd. Je begint op tijd (ook al is nog niet iedereen er). Het zorgt voor ritme, structuur en helderheid. Het ritme en de deelname van iedereen zijn van wezenlijk belang. Deelnemers rekenen erop is de ervaring in de praktijk.

Hierbij een voorbeeld voor een agenda:

  • 5 tot 10 minuten • Goed nieuws! (enthousiasme). Iedereen in de groep deelt een specifiek goed nieuwsfeitje, zakelijk of privé, van de afgelopen week. Dit is de manier om negativiteit in dit soort meetings uit de weg te gaan, aangezien ze voornamelijk gefocust zijn op het aangaan van uitdagingen en het helpt mensen positieve dingen te zien. Daarnaast is het een mooie manier om elkaar beter te leren kennen en om elkaar een schouderklopje te geven.
  • 5 tot 10 minuten • De cijfers. Bespreek de wekelijkse afdelings- of individuele KPI’s (Key Performance Indicators). Blijf niet hangen in de discussie, het gaat hier alleen om het rapporteren van cijfers. Het beste is dat iedereen deze cijfers verwerkt in een grafiek. Dit helpt mensen
  • de ontwikkelingen te zien tijdens de meeting.
  • 10 minuten • Klanten en medewerkers. Bespreek de obstakels die je tegenkomt. Nogmaals, blijf niet hangen in de discussie. Bekijk alleen of er terugkerende punten of zorgen zijn waar het team of de klanten elke dag mee te maken hebben. Kies één punt, bepaal de oorzaak en wijs deze toe aan een medewerker of team om het uit te zoeken. Spreek af wanneer hier over verslag wordt gedaan.
  • 10 tot 30 minuten • Collectieve Intelligentie. Neem een GK (Grote Kei uit je Eisenhower-kwadrant) als startpunt voor het gesprek. Gebruik de gezamenlijke intelligentie van het team om dit punt te uit te diepen. Laat degene die verantwoordelijk is voor het ingebrachte punt een presentatie maken waarin wordt uitgelegd hoe eraan gewerkt wordt.
  • Sluit af met 1 woord. Geef iedereen de gelegenheid om in één woord of zin aan te geven hoe ze de meeting hebben ervaren.

 

Noteer wie heeft gezegd wat wanneer te doen. Mits deze meeting effectief verloopt, zal dit voor iedereen het werk makkelijker en productiever maken. Is het wekelijkse overleg niet effectief? Evalueer dan het verloop van de meeting en wat er is besproken, maar stop niet met het ritme.

Opdracht 13.

Organiseer een wekelijks overleg van 1 uur. Bepaal wanneer en waar je wekelijks overleg plaatsvindt, wie er bij aanwezig is en hoe je het gaat uitvoeren.

Aanwezigheid is een voorwaarde

Zorg dat iedereen bij een overleg aanwezig is om de tactiek van die dag of week te bespreken. Kies een bijzonder tijdstip en verplicht iedereen om op tijd te komen. Hou vol, evalueer en hou het kort. Geef de leiding van het overleg aan iemand die gestructureerd is en de tijd goed bewaakt.

Wanneer deze overleggen effectief verlopen en je een structureel ritme opbouwt, zal dit voor iedereen het werk makkelijker en productiever maken en zodoende positieve energie opleveren.