Overleg structureel en in vast ritme

Overleg structureel en in vast ritme

In zijn boek ‘Mastering the Rockefeller Habits’ (een handboek voor snel groeiende bedrijven) beschrijft Verne Harnish het belang van een duidelijke structuur en vast ritme rondom overleggen binnen je bedrijf. Dit invoeren helpt je om je conversatiedoelen te halen en ambassadeurs te maken van je medewerkers. Het gaat nog verder en helpt je bij het verbeteren van de prestaties van je team en medewerkers.

Dagelijks overleg (daily stand)

Het dagelijkse overleg is geen discussie, maar een tactische bespreking met je team. Doe dit bij voorkeur ‘face to face’ (staand, niet zittend), eventueel per telefoon als het niet anders kan. Als de juiste mensen maar deelnemen. Niet deelnemen is geen optie volgens Harnish. Het ritme (elke dag op hetzelfde tijdstip) en de korte duur (max. 15 minuten) zijn krachtig. Iedereen komt aan het woord. Alleen korte verklarende vragen en geen discussie. Discussies vinden plaats na het dagelijks overleg. Dan kun je elkaar helpen.

Voer het dagelijkse overleg volgens een vaste agenda, gericht op de belangrijkste bottleneck van dat moment.

 

Organiseer een dagelijks overleg
Organiseer een dagelijks overleg van 15 minuten. Bepaal wanneer en waar je dagelijkse overleg plaatsvindt, wie er bij aanwezig is en hoe je het gaat uitvoeren. Let wel: het is belangrijk dat iedereen in een overleg aansluit.

Wekelijks overleg (elke week 1 uur)

Naast het korte dagelijkse overleg is het wekelijkse overleg van één uur van belang, geeft Harnish aan. In het wekelijkse overleg komen goed nieuws en actuele cijfers aan de orde, evenals één obstakel waar medewerkers bij klanten tegenaan lopen. Het wekelijkse overleg is steeds op dezelfde dag en dezelfde tijd. Je begint op tijd (ook al is nog niet iedereen er). Het zorgt voor ritme, structuur en helderheid. Het ritme en de deelname van iedereen zijn van wezenlijk belang. Deelnemers rekenen erop is de ervaring in de praktijk.

 

Noteer wie heeft gezegd wat wanneer te doen. Mits deze meeting effectief verloopt, zal dit voor iedereen het werk makkelijker en productiever maken. Is het wekelijkse overleg niet effectief? Evalueer dan het verloop van de meeting en wat er is besproken, maar stop niet met het ritme.

 

Organiseer een wekelijks overleg

Organiseer een wekelijks overleg van 1 uur. Bepaal wanneer en waar je wekelijks overleg plaatsvindt, wie er bij aanwezig zijn en hoe je het gaat uitvoeren.

 

Aanwezigheid is een voorwaarde

Zorg dat iedereen bij een overleg aanwezig is om de tactiek van die dag of week te bespreken. Kies een bijzonder tijdstip en verplicht iedereen om op tijd te komen. Hou vol, evalueer en hou het kort. Geef de leiding van het overleg aan iemand die gestructureerd is en de tijd goed bewaakt.

Wanneer deze overleggen effectief verlopen en je een structureel ritme opbouwt, zal dit voor iedereen het werk makkelijker en productiever maken en zodoende positieve energie opleveren.