Organiseer feedback

Organiseer feedback

Feedback helpt je om je mensen te laten groeien en verantwoordelijkheid te laten nemen. De letterlijke vertaling van feedback is ‘voeding terug’. Zo krijg je een automatische voedingsstroom om te groeien, te verbeteren en waarde te leveren.

Er zijn tal van methodes en hulpmiddelen voor feedback. Ik vind het Johari-venster een handig hulpmiddel bij het geven van feedback.
Het Johari-venster is genoemd naar de bedenkers van het model, Joe Luft en Harry Ingham, zij hebben het model ontwikkeld in 1950 op de Universiteit van California. Zie het figuur. Met behulp van het Johari-venster krijg je inzicht in je persoonlijke effectiviteit en de teameffectiviteit. Het model geeft inzicht in ontwikkelde en nog te ontwikkelen punten van een teamlid op het gebied van communiceren, presentatie en gedrag.

Luft en Ingham ontdekte dat er aspecten van onze persoonlijkheid zijn waar je open over bent (kamer 1) en andere elementen die je graag voor jezelf houdt (kamer 4). Daarnaast zijn er dingen die anderen in je zien, maar waarvan jij je niet bewust bent (kamer 2). Tenslotte zijn er eigenschappen die onbekend zijn voor de ander én onbekend voor jezelf (kamer 3).

Hoe werkt het?
Wanneer je informatie en kennis prijsgeeft over jezelf (kamer 4) aan anderen, wordt kamer 1 vergroot. Dit wordt zelfonthulling genoemd. Dit doe je door je open en kwetsbaar op te stellen. Je hoeft niet alles blindelings te communiceren. Het kan handig zijn om vertrouwelijke informatie of zaken waarvan je inschat dat de ander er niet (goed) mee overweg kan, of als het de ander niet aangaat niet te vertellen. Verklein kamer 2 door regelmatig feedback te vragen, te ontvangen en er iets mee te doen. Dit geeft je inzichten over wat anderen zien, ze spiegelen je als het ware en doordat jij dit terugkrijgt leer jij jezelf beter kennen. In de tabel staat een verdere toelichting van de 4 kamers.

Het structureel invoeren van feedback helpt je medewerkers om optimaal de conversatie aan te gaan en relaties voor de lange termijn op te bouwen.
Het is belangrijk dat ze de open ruimte zo groot mogelijk maken en de andere kamers proberen te verkleinen.

Laat jezelf en je medewerkers verrassen door feedback, hierdoor krijgt ieder de kans om iets nieuws van zichzelf te ontdekken en daarmee de ruimte van de blinde vlek te verschuiven naar de open ruimte. Op deze manier leren jij en je medewerkers van elkaar wat jullie invloed is op anderen, ook wat betreft het non-verbale gedrag. Zo leer je om elkaar en anderen te accepteren zonder vooroordeel en door de reflectie op de eigen situatie vergroot je de zelfkennis. Hierdoor gaan jullie beter luisteren naar elkaar, leren tijdig grenzen aangeven en optimaal converseren. Ook bevorder je hiermee het nemen van eigen verantwoordelijkheid en verbeter je de samenwerking.

Hierbij vijf tips om de ontvangen feedback effectief toe te passen:

  1. Noteer en houd de stand bij. Feedback is soms zo waardevol dat het zonde is als je deze vergeet. Schrijf de feedback dus op. Het liefst op een vaste plek, in een notitieboek of digitaal. Op deze manier kun je ook je voortgang bijhouden.
  2. Stel de controlevraag. Vat de ontvangen feedback samen en check bij de feedbackgever of je het goed hebt begrepen.
  3. Richt je op de oplossing, niet op het probleem. Leuk om te weten wat er niet goed gaat, maar hoe moet het dan wel? Vraag de feedbackgever om twee tips hoe het beter kan.
  4. Prioriteer op impact en eenvoud. Vaak biedt feedback je meerdere oplossingen. Richt je op wat echt impact heeft, waar je heel eenvoudig iets mee kunt doen en pas dat als eerste toe.
  5. Bepaal je volgende stap. Bedenk wat je volgende stap wordt, het liefst zo concreet en actiegericht mogelijk. Wat ga je doen, wanneer, met wie en hoe precies?

 

Er gaan altijd dingen mis en het kan altijd beter. Dus beschouw fouten maken als normaal en noodzakelijk en blijf zoeken naar mogelijkheden om dingen te verbeteren.

Opdracht 15.

Bespreek met je mensen of feedback goed georganiseerd is, of mogelijke verbeteringen effectief worden toegepast en wat je kunt doen om de cyclus van feedback te optimaliseren. Pas je nog geen feedback toe? Voer het geven van feedback dan structureel in.

Als je de opdrachten en tips uit dit hoofdstuk goed invoert en toepast heb jij van je medewerkers ambassadeurs van je bedrijf gemaakt en benut jij optimaal het conversatiepotentieel wat in je bedrijf aanwezig is. Een volgende stap is het maken van fans van je klanten, zodat zij je gaan promoten.