Delegeren
Delegeren
Je eigen Eisenhower-kwadrant is leidend als het gaat om delegeren. Neem als uitgangspunt hetgeen je hebt genoteerd in stap 2 Choices hoofdstuk 7.
Hoort een activiteit in je eerste kwadrant (urgent en belangrijk) of in je tweede kwadrant (niet urgent maar wel belangrijk)? Dan doe je het zelf. Een uitzondering hierop is wanneer een ander het beter kan. Dan delegeer je het.
In je derde kwadrant (urgent en niet belangrijk) staan activiteiten die je liever niet doet of beter niet kan doen. Zorg dat je die gaat delegeren. In je vierde kwadrant (niet urgent en niet belangrijk) staan de activiteiten waarop je nee zegt. Je doet ze zelf niet en delegeert ze dus ook niet.
Taken die wel- en die niet geschikt zijn om te delegeren
In principe zijn alle activiteiten geschikt om te delegeren. Het is logisch dat je dat waar je goed in bent en waar je plezier in hebt, meestal zelf oppakt.
De volgende taken en activiteiten zijn geschikt om te delegeren:
- Wat ook door een ander kan worden gedaan.
- Wat beter door een ander kan worden gedaan.
- Wat een ander wil/moet leren.
- Wat een ander leuk vindt om te doen.
Taken en activiteiten die je niet delegeert:
- Wat gevoelig ligt: bijvoorbeeld conflicten.
- Je kerntaken als ondernemer/leidinggevende: bijvoorbeeld het voeren van beoordelingsgesprekken of de goedkeuring van jaarplannen.
- Het houden van het overzicht.
- De eindverantwoordelijkheid voor taken die je hebt gedelegeerd.
Delegeer aan diegene die het beste geschikt is voor de taak
Als je weet welke taken geschikt zijn, beslis je aan wie je de taak gaat geven. Daarvoor zet je de volgende stappen:
- Analyseer de taak: welke competenties en vaardigheden (stap 3 Competence) zijn nodig voor deze taak?
- Analyseer je medewerkers: welke kennis en competenties hebben zij in huis? Wat vinden ze leuk? Waarin kunnen of willen ze zich ontwikkelen?
- Wie heeft er nog ruimte in zijn takenpakket of bij wie is er ruimte te creëren? Zorg ervoor dat niet alle taken bij die ene persoon terecht komen die zo enthousiast en bekwaam is.
- Kies de medewerker of iemand uit je netwerk (leverancier of ZZP-er) waarbij de taak het beste past, qua bekwaamheden, interesses en ontwikkelingsmogelijkheden of bewezen ervaring.
Aan de slag
Hulp nodig?
Download het hulpformulier voor tips hoe je het beste een delegeergesprek aan kunt gaan. Deze kun je toepassen op de taken die je hierboven beschreven en ingevuld hebt. Zorg ook voor de opvolging en neem het mee in je weekplanning.
Hulpformulier van gesprek tot gewenst eindresultaat: http://www.s4u.me/9
Na het verbinden met jezelf, de ander en je werk is het een logische stap om ook te verbinden met de markt vanuit je bedrijf.